rosoft.org

Електронни таблици - MS Excel

1. Общи принципи на работата с електронни таблици

a) определение: електронната таблица служи за съхраняване на информация в табличен вид, за изчисляване на зависимости  и анализ на данните, за построяване на диаграми и отчети.
За работа с електронни таблици се използва MS Excel, който е част от офис пакета на Microsoft.
Други приложения за електронни таблици: OpenOffice Calc, KOffice Spreadsheet, StarOffice Calc

 б) работа с документи в Excel
- работна книга (workbook) - документ с електронни таблици - представлява файл с разширение XLS

Отваряне на документ: File -> Open;
Нов документ: File -> New;

Съхраняване на документ: File -> Save или Save As; Save As Web Page - запис като интернет документ.

Затваряне на документ: File -> Close

Search - търсене на текст в таблици;

Properties - дава справочна информация за документа (автор, заглавие, съдържание на листите и други)

- лист (sheet)  - част от документа, използва се за въвеждане на отделни електронни таблици

За работа с листи се използва контекстното меню:
Insert - добавя нов лист;
Delete - изтрива лист;
Rename - преименува лист;
Move or Copy - премества/копира лист;
Select All Sheets - избира всички листи;
Tab Color - задава цвят на отбелязката;
View Code - включва режим на работа с Visual Basic.

- редове, колони и клетки - определят се със своите адрес, напр: ред 1, колона А, клетка А1, клетка C12 и т.н.

- диапазон от клетки - задават правоъгълна област от избрани клетки, напр: B4:C10

в) типове данни
задават се чрез меню File -> Cells или чрез контекстното меню Format Cells за избраните клетки

General - без определен формат

Number - числа (цели или дробни, знака за дробна част се определя от регионалните настройки в контролния панел)

Currency, Accounting - валута

Date - дата - според регионалните настройки

Time - час от денонощието

Percentage - проценти

Fraction - математическа дроб (напр. 1/3, 1/2 и др.)

Scientific - експоненциално представяне на числата

Text - текстови данни

Special - за данни, характерни за държавата (социални осигуровки, телефонни номера, пощенски кодове и др.)

Custom - потребителски формат - може да се конструира от потребителя
 

Примери:

Важно! При въвеждане на дробни числа се съобразете с регионалните настройки на знака за отделяне на дробната част (символ "." или ","). При въвеждане на погрешен  символ Excel приема данните като текстов формат.

Важно! При въвеждане на числови данни е забранено ползването на всякакви символи, различни от цифри (напр: интервали, букви и др.). В противен случай данните се приемат за текстови.

Важно! При използване на формат General форматът на данните зависи от съдържанието на клетката (числа или текст).

2. Редактиране на електронни таблици

а) копиране на данни: Edit -> Copy (CTRL + C), Edit -> Paste (CTRL + V) и Paste Special (за промяна на формата);
б) изтриване: Edit -> Cut (CTRL + X) при което данните за запазват в клипборда
    Edit -> Delete - данните не се запазват в клипборда (Del)
в) използване на клипборда - Edit -> Office Clipboard - показва всички данни в клипборда
г) отмяна на последното действие - Edit -> Undo (CTRL + Z)
д) повтаряне на последното действие - Edit -> Redo (CTRL + Y)
e) автоматично попълване на данни - Edit -> Fill -> Down, Up, Right, Left
ж) попълване на серии от данни - Edit -> Fill -> Series (въвеждат се поне две стойности в две съседни клетки, за да се определи закономерността при попълване на серията)
з) търсене на текст - Edit -> Find
и) подмяна на текст - Edit -> Replace
к) вмъкване на:
- редове - Insert -> Rows
- колони - Insert -> Columns
- лист - Insert -> Worksheet
- графично изображение - Insert -> Picture
- специален символ - Insert -> Symbol
- символ за край на страницата - Insert -> Page break
- коментар  - Insert -> Comment
- блокова диаграма - Insert -> Diagram
- обект от друго приложение - Insert -> Object
- връзка към друг документ или Интернет адрес - Insert -> Hyperlink
л) сортировка на данни - Data -> Sort
м) филтриране на данни - Data -> Filter
н) вмъкване на външен файл с данни - Data -> Import External Data -> Import Data (Excel поддържа различни формати бази данни, текстови файлове и интернет страници)
о) проверка на данните за валидност - Data -> Validation (избира се валиден формат на данните, диапазон на изменение, подканващо съобщение, което да се извежда при избиране на клетката, съобщение, което да се извежда при въвеждане на невалидни данни)

3. Форматиране на електронни таблици

а) подравняване на текст
Format -> Cells -> Alignment или от контекстното меню Format Cells

Хоризонтално подравняване - ляво, дясно, центрирано, двойно подравнено

Вертикално подравняване - горно, долно, центрирано

Indent - задава отстъп отляво

Wrap text - разделя съдържанието на клетка на отделни редове

Shrink to fit - намалява размера на текста до стойност, позволяваща да се събере в клетката

Merge cells - сливане на съседни клетки

Orientation - завъртане на текста в градуси

б) избор на шрифт
Format -> Cells -> Font

Font - наименование на шрифта

Font style - стил на шрифта

Size - размер (от 1 до 409 пункта)

Color - цвят на текста

Underline - подчертаване на текста

Effects - ефекти на шрифта (зачертан, с повишена или понижена позиция)

в) рамки на таблицата:
Format -> Cells -> Border

None - без рамки

Outline - външни рамки

Inside - вътрешни рамки

Border - задават се рамки от потребителя

Line - задава вида на линията за рамките

Color - цвят на рамката

г) цвят на клетките и шаблон за запълване:
Format -> Cells -> Patterns

Color - цвят на фона

Pattern - вид на шаблона за запълване

д) защита на клетките:
Format -> Cells -> Protection

Locked - защитава клетките от промяна

Hidden - скрива формулите

(защитата на клетките работи, само ако се включи защитата на таблицата чрез меню Tools -> Protect -> Protect Sheet)

е) ленти с инструменти
View -> Toolbars

Standard - използва се за отваряне и запис на документи, предпечатна подготовка, печат, редактиране на текст, сортировка, диаграми

Formatting - използва се за форматиране на текста в таблиците, за сливане на клетки, за промяна точността на представяне на числата

Drawing - използва се за чертане на прости геометрични фигури, декоративен текст, вмъкване на графични изображения и др.